경비(교통비 등) 지급 절차는 아래와 같습니다.

 

먼저 공지사항의 여비정산규정을 확인하시고, 반드시 따라주시기 바랍니다.

내용 불충분 및 규정에 위배된 청구의 경우, 추가 안내 없이 금액 지급이 되지 않음을 양지하시기 바랍니다. 

 

1. 지급 양식 VeKNI_Invoice_template_with_receipts.docx작성 후 이메일에 첨부하되, 문서 양식 안에 영수증 스캔 본 함께 첨부

      - 문서 안에 스캔본이 흰색배경으로 포함되도록 할 것(반드시 PDF파일로 저장할 것)

      - 파일 제목 'VeKNI_경비신청서_이름' 으로 저장 (예: VeKNI_경비신청서_홍길동.pdf)

      - 모든 결제 내역은 카드결제 또는 계좌이체로 이뤄져야 할 것(현금결제 시 사용내역이 확실한 영수증 첨부 요망)

     - 증빙 서류에 결제수단, 결제일과 거래처가 반드시 확인되어야 할 것(식사 정산의 경우 품목이 확인되어야 한다)

     - 수기영수증은 영수증으로 인정되지 않음

     - 주류가 포함된 영수증은 정산서류에 포함시킬 수 없음

     - INVOICE와 함께 실결제가 이뤄졌다는 RECEIPT도 첨부되어야 함(Paypal 결제시)

 

2. 우편으로 영수증 원본 제출

  - 영수증을 스캔 후 첨부할 경우 우편 발송 불필요

  - 원본은 신청인이 5년간 보관 (2020년 8월부터)
  - 우편 발송시 사무실에 사람이 없는 시간이 많아 수신이 늦어지는 경우가 있기 때문에 등기우편이 아닌 일반우편으로 발송 부탁드립니다

 

3. 이메일 및 우편 수령 후 지급처리

 

+ 이메일 보낼 곳:  finance@vekni.org

+ 우편 보낼 곳

 

VeKNI e.V.
Konrad-Zuse-Straße 10
44801 Bochum
Deutschland

 

 

 

경비신청서 제출 전 체크리스트

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- 수신자 메일 주소가 finance@vekni.org 인가?

- 수기서명이 되어 있는가?
- 사용내역이 포함된 영수증이 빠짐없이 흰색 배경으로 스캔 되어 있나?
- 스캔된 영수증의 금액과 번호가 신청서에 기재된 금액/번호와 서로 일치하는가?
- 첨부파일 형식이 PDF인가?
- 첨부파일이 하나로 합쳐져 있는가?

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